כיצד תוכנת החתימות הדיגיטליות Doxi מאפשרת ל’מועצה האזורית מטה בנימין’ ליצור, להפיץ ולהשלים תהליכי החתמת מסמכים באופן מהיר ויעיל מאי פעם!

נורית רבינוביץ’, רכזת רכש במועצה אזורית מטה בנימין, תוכלי בבקשה לספר לנו בקצרה על מועצה אזורית מטה בנימין?

בשמחה. המועצה הוקמה בשנת 1979 וכיום היא המועצה האזורית הגדולה בארץ מבחינת מספר התושבים המתגוררים בתחומה – כ-77,000 תושבים ב47 ישובים. בשנים האחרונות המועצה פועלת רבות לייעול השירות ומתן מענה מהיר ואיכותי לתושבים באמצעות שילוב של כלים טכנולוגיים מתקדמים.

תוכלי לספר אודות האתגרים שביקשתם לפתור באמצעות מערכת החתמה דיגיטלית?

תהליכים ארגוניים בכל ארגון, ובמיוחד בארגון בסדר גודל כמו שלנו, דורשים כמות גדולה של מסמכים שצריכים לעבור בין אנשים רבים בארגון ולהיחתם על-ידיהם. בעבר, תהליכי עבודה עם מסמכים מודפסים אופיינו באיטיות ובסירבול, וקשה מאוד היה לעקוב איפה נמצא כל מסמך, מי חתם עליו ומי לא.

יוצרי המסמכים לחתימה נאלצו גם לבדוק יום יום אצל מי נמצא המסמך, האם הוא נחתם, ובמקרים בהם נדרשו חתימות של מספר אנשים על כל מסמך- הדבר הצריך לעבור ממקום למקום, משולחן לשולחן, ולחפש את המסמך כדי לבדוק מי כבר חתם ומי לא, ואת מי צריך לתזכר. לכן, השלמת תהליך החתמה על מסמך כלשהו כמו חוזה, פרוטוקול ועדה, או תכנית לאישור מחלקת הנדסה, הייתה במקרים רבים משימה מפרכת שהתמשכה על פני שבועות ואפילו חודש שלם!

אתגר נוסף  ×”×™×” הצורך להחתים על מסמך פיזי קבוצת חותמים הפרוסים במקומות שונים במועצה או במדינה. כאשר החותם נמצא במרחק רב, כמו למשל בחופשה, במקרים דחופים נדרש לנסוע עד אליו כדי להחתימו על המסמך,  ×œ×”משיך לחותם הבא ולזה שאחריו – דבר שגזל משאבים רבים, טרחה וזמן.

איך הגעתם אל קונסיסט ו-Doxi?

התסכול הרב ממשך הזמן הארוך הנדרש לתהליכי החתמת מסמכים בארגון הוביל לכך שהתחלנו ללמוד את הנושא לעומק והבנו שאנחנו לא היחידים שמתמודדים עם הבעיות האלו ושחייבת להיות תוכנה או מערכת שהופכת את כל התהליך לדיגיטלי, מהיר ויעיל. חיפשנו ובדקנו כל תוכנת חתימה דיגיטלית שמצאנו בשוק, עד שהגענו ל-Doxi של קונסיסט. אחרי שבחנו אותה הבנו שהיא נותנת את המענה הטוב ביותר  ×œ×“רישות שלנו, ולאחר שקיבלנו הדגמה מרן לב [מנהל הפעילות של Doxi בקונסיסט] – הדגמה שמאוד הרשימה אותנו, החלטנו ללכת עליה.

אז ניתן להבין ש- DOXI אכן סיפקה מענה מיטבי לדרישות שלכם ואפשרה לייעל מגוון גדול של תהליכים ארגונים במועצה?

לומר שהיא “ייעלה תהליכים” ×–×” בלשון המעטה. אי אפשר לתאר את היעילות והמהירות שבהם מסמכים במועצה מיוצרים, מופצים ונחתמים היום, לאחר הטמעת Doxi. המערכת מאוד אינטואטיבית וקלה לשימוש – גם בצד של יוצר ומפיץ המסמך וגם בצד של מי שחותם על המסמך. המחלקות השונות יכולות להתמקד בעבודתן המקצועית במקום לבזבז זמן על תהליכי החתמת מסמכים, ואם יש חתימה שעדיין לא בוצעה, הדבר נפתר במהירות באמצעות שליחת תזכורת לחותם.

 ×”אפשרות לעקוב אחר כל מסמך ומסמך גם היא ייעלה דרמטית את התהליך, שכן אין יותר מסמכים שהולכים לאיבוד או נקברים תחת ערימות של מסמכים אחרים. ניתן לעקוב בקלות אחר כל מסמך ומסמך – מכל מקום – גם באמצעות מחשבי טאבלט שהנגישו עוד יותר את ההחתמה למורשי החתימה. הדבר הוביל גם לכך שאנשים חותמים על המסמכים במהירות, ×›×™ כשמקבלים את המסמך לדסקטופ, לנייד ולטאבלט, תוך שנייה מסיימים עם ×–×”. פשוט תענוג.

תוכלי לתת לנו דוגמא אודות התהליכים ש- Doxi ייעלה?

אנחנו משתמשים ב-Doxi במגוון רחב של תהליכים ומחלקות, כגון רכש, שירותים חברתיים, תפעול, חינוך, תרבות, הנדסה, בועדות השונות ובתהליכים נוספים רבים אחרים. אנחנו מנצלים יותר ויותר את האפשרויות שהמערכת מספקת, והתחלנו גם להשתמש בה להחתמת אנשים מחוץ לארגון, כאלו שאינם משתמשי המערכת, כמו תושבים וספקים. גם בתהליכים אלו, Doxi מספקת חווית לקוח, או חווית תושב מיטבית, והפידבקים מצד התושבים הם מצויינים. במקום התהליך המסורבל שאפיין את העבר, כיום הם מקבלים קישור לטלפון הנייד, והופ – ברגע אחד המסמך חתום ונמצא אצלנו. 

איך התקבלה המערכת בקרב העובדים/הלקוחות?

כמו בכל תהליך של שינוי, היו אנשים  ×©×‘יקשו שלא יזיזו להם את הגבינה המוכרת, אבל אחרי שהם התנסו בחוויה של יצירת מסמכים דיגיטליים עם Doxi והפצתם בלחיצת כפתור, הם לא רצו לחזור לאחור. הייעול בעבודה ×”×™×” לא פחות מדרמטי. חשוב לציין את המנכ”ל, יהודה אליהו ובהמשך גם מחליפו אילן רום והיו”ר ישראל ×’× ×¥, שהבינו מיד את החשיבות של הטמעת המערכת, דחפו וקידמו את השינוי ולא הסכימו לקבל יותר ניירת. הטמעת המערכת דרשה במיוחד מהם, כחותמים מאסיביים, לשנות את כל צורת העבודה, ולכן מגיע לשלושתם ×—”×— רציני על שלא ויתרו וקידמו את השינוי.

תוכלי בבקשה לומר משהו אודות הצוות של קונסיסט שהתקין את המערכת – כל תהליך התחזוקה, התמיכה והשירות?

כשרוכשים מערכת חדשה, בוודאי מערכת שהיא חלק חיוני בכל התפעול הארגוני, קיים לעתים חשש לגבי איכות וזמינות התמיכה הטכנית, אבל עם קונסיסט ו-Doxi הייתה לנו חוויה נהדרת. קונסיסט הצמידה לנו את מחלקת התמיכה וההדרכה של המערכת, והם ליוו אותנו מההתחלה, תמכו בהקמה ונתו לנו הרבה ביטחון לכל אורך התהליך. הם תמיד זמינים, עונים במהירות ובסבלנות אין קץ על כל שאלה, מגדולה ועד קטנה, מרגיעים, מעודדים ומתאימים לנו את הפתרונות הדרושים לנו. אפשר לומר בבטחה שעברנו את תקופת הפיילוט בהצלחה רבה בזכותם ובזכות רן לב, שליוו אותנו בכיווני מחשבה על פיתוח פתרונות מותאמים לארגון שלנו. באופן כללי, הרגשנו שיש כאן את קונסיסט – חברת טכנולוגיה מנוסה שקשובה לנו, שמשקיעה בלימוד הצרכים שלנו ומעדכנת שיפורים במערכת כל הזמן!

תודה רבה לך, נורית, ולכל הצוות במועצה, על שיתוף הפעולה ועל סיפור הלקוח! קונסיסט שמחה וגאה להיות חלק בפעילות החשובה והענפה של המועצה!