מערכת חתימה דיגיטלית – להפוך תהליכים ארגוניים ליעילים ומאובטחים!

מאת: רן לב, מנהל פעילות Doxi חתימה דיגיטלית בקונסיסט

המושג חתימה דיגיטלית הינו מושג יחסית ותיק בתחום העסקי, אך יחד עם זאת, הוא חדש עבור ארגונים רבים בישראל ובעולם, בעיקר בגלל הרגלים ישנים המוטמעים בפעילות העסקית השוטפת.

בעבר הלא רחוק, כאשר רצינו, לדוגמא, לייצר הסכם ולשלוח אותו לחתימה, נדרשו מספר פעולות שהיה צריך לבצע: החל מעריכת המסמך המקורי, הזנת הפרטים הרלוונטים ושליחה במייל. בצד של הארגון זה עוד היה פשוט יחסית. לעומת זאת, בצד של החותם שקיבל את המייל, זה היה מסורבל למדי: להוריד את המסמך, להדפיס אותו, למלא את השדות הנדרשים ולחתום, לסרוק בחזרה למחשב, לצרף את המסמך למייל ולבסוף לשלוח בחזרה לארגון. סביב 5 פעולות שפשוט מיותרות!

שימוש בתוכנת חתימה דיגיטלית מאפשר לקחת כל מסמך ארגוני – חוזה עבודה, טופס הצטרפות, חשבונית ומסמכים רבים אחרים, ולבצע חתימה דיגטלית מרחוק ללא צורך לבזבז זמן יקר לעובדי הארגון ולחותם בצד השני.

כיום הפתרון פשוט! בעזרת מערכת החתימות הדיגיטליות Doxi ניתן להפוך כל מסמך לטופס דיגיטלי בתהליך מהיר, יעיל ונוח.

חתימה דיגיטלית על מסמכים – טכנולוגיה ששינתה את העולם

קיימות אלפי דוגמאות להרגלים וטכנולוגיות ששינו את העולם (DISRUPTIVE TECHNOLOGY), החל מפגישות ZOOM שחוסכות שעות של זמן נסיעה ופקקים, צ’אטים ובוטים חכמים המאפשרים מענה מהיר ויעיל ללקוחות מסביב לשעון, ובכלל פתרונות דיגטליים רבים שהפכו תהליכים עסקים מייגעים לפשוטים, אוטומטים ויעילים. החתמה דיגיטלית וסבב חתימות דיגיטליות מהווים דוגמא טובה לתהליכים שכאלו.

אז מה זה בכלל חתימה דיגיטלית?

תהליך חתימה דיגיטלית נקרא גם חתימה אלקטרונית, ומדובר בשני מושגים זהים, המוכרים לנו ואשר פועלים באלפי ארגונים גדולים, בינוניים וקטנים בישראל. ארגונים כאלו היו מעוניינים בראש ובראשונה לייעל את תהליכי העבודה שלהם וכן להקל על לקוחותיהם, ולעשות כן בצורה חוקית ומאובטחת. ×›×™×•× המושג חתימה דיגטלית הפך לשגור בתהליכים עסקיים רבים ובחברות גדולות וקטנות כאחד. המטרה בראש ובראשונה היא להפסיק עם עבודת הניירת, לסיים את המעקב הבלתי אפשרי אחרי חתימות וחשוב לא פחות – לקדם את התדמית של הארגון כחדשני ומתקדם מול שותפים עסקיים כגון לקוחות וספקים וכן אל מול עוובדי הארגון.

כאשר תרצו לפנות למוצר חתימה דיגיטלית, בין אם זה מוצר תומך עברית או בינלאומי, השאלה הראשונה שעולה היא האם המוצר עומד בתקנות של חתימה דיגיטלית בישראל?! רוב המוצרים כבר עומדים בתקנות אך עדיין מומלץ לוודא זאת.

הרגולציה בישראל מתייחסת למספר סוגי חתימות: חתימה גרפית היא הבסיסית ביותר ומוכרת לנו מעולמות החתימה הפיזית. אחריה, המוכרת והשימושית ביותר היא חתימה מאובטחת המשרתת 95% מסוגי הצרכים העסקיים בישראל, החל מהחתמת מסמכים ארגוניים, חשבוניות, פוליסות ביטוח ועוד. רוב המוצרים בעולם נותנים מענה לדרישות החתימה המאובטחת בצורה מקיפה ונותנים את המענה הנדרש בכך שבנוסף לחתימה הגרפית, המסמך החתום כולל מידע נוסף שהמערכת קולטת – מידע המאשר את זהות החותם. ישנה גם חתימה מאושרת המשרתת צורך מאוד ספציפי ונותנת מענה לחתימה על חיסיון רפואי, העברת חומרים מסוכנים ושימושים פרטניים נוספים הנדרשים עפ”×™ חוק.

האם חתימה דיגיטלית קבילה בבית משפט?

ארגונים רבים חוששים מעבודה עם חתימה דיגיטלית – גם בגלל הרגלים ישנים אך בעיקר מהחשש ×›×™ המסמך הסופי לא ×™×”×™×” קביל בבית משפט ביום מן הימים. אבל בפועל, תהליך של חתימה פיזית על ניירת איננו באמת מאובטח או בטוח יותר מחתימה דיגיטלית. ההיפך הוא הנכון – כאשר חותמים וסורקים מסמך או שומרים אותו בתיקייה פיזית, ×–×” לא בהכרח מבטיח שמי שחתם הוא באמת החותם המורשה. השימוש בתוכנה לחתימה דיגיטלית למעשה ממקסם את רמת האמון בחתימה, והוא מאפשר לקיים תהליך יעיל ומאובטח יותר אל מול החותם, לעמוד בדרישות החוק, ובעיקר, לאמת את זהותו של החותם במספר שיטות מוכחות, כולל אימות דו-גורמי, סיסמאות, ושילוב של מספר שיטות כדי להבטיח רמת אמון גבוהה במסמך.
בעזרת כלים טכנולוגיים ואמצעי אבטחה משולבים תוכלו לאבטח את המסמך ולהבטיח את האימות המלא של החותם ולבסוף לחזק את כוח החתימה אל מול התהליך העסקי.

עסק דיגיטלי – יתרונות וחסרונות

עסק דיגיטלי הינו דבר חשוב, ובעזרת כלים מתקדמים המיושמים בצורה נכונה, עסקים אינם חייב לוותר על השירות האישי והיחס החם. מחקרים רבים דווקא מצאו כי קיצור של תהליכי עבודה מורכבים זה בדיוק הדבר שהארגונים צריכים. שירותי שליחויות, חנויות אונליין ורבים אחרים כבר פרצו ושינו לכולנו את תהליכי הרכישה השוטפים, ברוב המקרים מבלי לפגוע בחוויה עצמה.

כשעסק המתנהל סביב חוזים והסכמי עבודה מעוניין להטמיע מערכת חתימה דיגטלית, הדבר נכון גם לתהליכים אל מול לקוחות וגם לתהליכים פנים-ארגוניים כגון החתמה דיגיטלית של עובדים על קיט מסמכים – חוזי העסקה, טפסי הצטרפות, מסמכי סודיות, תקנון הטרדה מינית ועוד. ישנם גם תהליכי רכש – שבהם החתמה דיגיטלית מקצרת משמעותית את זמני העבודה ומאפשרת לקדם פרויקטים תקועים. באופן כללי, טרנספורמציה דיגיטלית יעילה ומאובטחת מסייעת משמעותית להתקדמות הארגון.

דבר נוסף שלא פחות חשוב הוא תהליך היישום של הפתרון. ניתן לשמוע על מקרים רבים של רכישת פתרונות דיגיטליים שלא הוטמעו בצורה טובה, דבר שהוביל לכך שהשימוש בהם לוקה בחסר, מעכב ואף מפריע בתהליך כולו. כאשר יש תכנון ויישום מוצלחים של פתרונות דיגיטלים חכמים, גם הפן האנושי לא נפגע וגם הפעילות העסקית משגשגת. הטמעה של מערכות כמו חתימה דיגיטלית מאפשרת לייצר התקשרות עסקית יעילה ונעימה יותר המגבירה את חווית הלקוחות, ממקסמת את שימור הלקוחות והופכת לקוחות מזדמנים ללקוחות נאמנים וממליצים.

מערכת חתימה דיגיטלית – מה חשוב לבדוק?

בישראל ובעולם קיימים פתרונות רבים וטובים לחתימה דיגיטלית, אך רק חלקם נותנים מענה מלא לצרכים הארגוניים והעסקיים של חברות. איך ×–×” עובד? כאשר ארגון רוצה לרכוש מערכת חתימה דיגיטלית הוא לרוב יכנס לגוגל או לקבוצות מומלצות ויחפש “חתימה דיגטלית” ויחשף לכמות לא קטנה של פתרונות אשר ברובם ייתנו את המענה הבסיסי ביותר. במקרים בהם הצרכים הם מורכבים, ידרש הארגון לייצר “מסמך דרישות” על מנת לוודא שאכן המוצר עומד בכל הדרישות שלו. מסמך דרישות הינו דבר חשוב המציג את הצרכים של הארגון בצורה ברורה ובהתייחסות לתהליך העסקי הן לפי הצורך בחתימה והן בסיום ההחתמה.

ישנן מספר יכולות שמערכת חתימה דיגיטלית צריכה לכלול: החל מבניית תבניות ופורמטים קבועיים לסוגי הסכמים שונים, יכולת לייצר סבב חתימות יעיל (טורי או מקבילי – במקרים של היררכיה), יכולות הפצה של המסמך בצורה רספונסיבית גם לניידים ובכך לקדם תהליכים גם בשטח, קבלת המסמך בצורה יעילה בחזרה לארגון ולכל החותמים, כולל העמידה בדרישות החוק, וכמובן שימוש בהתממשקות מערכת החתימה הדיגיטלית בעזרת API אשר מספק את המעטפת כולה ומאפשר להתממשק למערכת הייצוריות של הארגון ולארכב את המסמך, לשתול את המידע וכו’.

מערכת החתימה הדיגיטלית Doxi (דוקסי) מציגה ממשק ייחודי ומאובטח המאפשר לארגונים, גם בצד יוצר המסמך וגם בצד החותם, לצרף חותמת חברה למסמך הנדרש, ובמידת הצורך גם לפתוח מצלמה במכשיר הנייד ולסרוק את החותמת הפיזית של הארגון ולהוסיפה למסמך בנוסף לחתימה עצמה. המערכת נותנת פתרונות נוספים רבים ופותחה ×¢”ב עבודה עם ארגונים גדולים בישראל ובעולם, החל מחברות ביטוח, בתי השקעות, חברות הפצה, נדל”ן ותשתיות, חברות קמעונאות, גופים ציבוריים, עיריות ומועצות ועוד רבים.